KI & AUTOMATISIERUNG · DEUTSCHLANDWEIT

INQA-Coaching für KI und Automatisierung.

Aus einzelnen KI-Versuchen wird ein Arbeitsablauf, auf den Dein Team sich verlassen kann. Mit FM24 wählst Du einen konkreten Engpass, erprobst passende Lösungen mit Deinen Mitarbeitern und legst fest, wie Menschen, Wissen und Systeme zusammenarbeiten.

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INQA-Coaching kann die mitarbeiterorientierte Gestaltung des digitalen Wandels begleiten – auch bei KI und Automatisierung. Gefördert wird der Coachingprozess; ein Softwarekauf oder ein fertiges Integrationsprojekt ist damit nicht zugesagt. Ob Dein Vorhaben förderfähig ist, prüft die zuständige INQA-Beratungsstelle.

Förderung, Voraussetzungen und Kosten im INQA-Leitfaden

Nicht jede Aufgabe braucht KI. Aber jede Lösung braucht einen klaren Ablauf.

Der Ausgangspunkt ist eine wiederkehrende Aufgabe: Wo entstehen Rückfragen, doppelte Eingaben oder Wartezeiten? Erst wenn Zuständigkeiten und Übergaben verständlich sind, entscheiden wir über die passende Unterstützung.

Prozess klären

Eine Anfrage bleibt liegen, weil niemand für den nächsten Schritt zuständig ist. Zuerst werden Eingang, Übergabe und Verantwortung festgelegt.

Regeln automatisieren

Ein klar definiertes Ereignis soll eine bekannte Aktion auslösen, etwa eine Erinnerung oder die Übergabe freigegebener Daten. Dafür reichen häufig feste Regeln.

KI gezielt einsetzen

Freie Texte müssen eingeordnet, Informationen zusammengefasst oder Entwürfe erstellt werden. Hier kann KI unterstützen – mit nachvollziehbaren Quellen und einer passenden Prüfung.

Drei mögliche Vorhaben. Drei unterschiedliche Prüfungen.

Illustrative Beispiele für die gemeinsame Arbeit im Coaching. Sie beschreiben keine Kundenprojekte und keinen pauschal enthaltenen technischen Leistungsumfang.

Anfragen vom Postfach bis zum CRM

Ausgangslage: Anfragen werden mehrfach gelesen und manuell an verschiedene Ansprechpartner verteilt.
Erprobung mit dem Team: Das Team entwickelt Kategorien und erprobt, wie KI einen Zuordnungsvorschlag mit den relevanten Angaben vorbereitet.
Prüfung und Verantwortung: Unklare Anfragen und fehlende Angaben gehen zur manuellen Klärung. Eine verbindliche Zusage wird nur durch berechtigte Personen freigegeben.
Greifbares Arbeitsergebnis: Ein vereinbarter Zielprozess mit Zuordnungsregeln, Ausnahmen und einer Testliste für die spätere Systemanbindung.

Internes Wissen für verlässliche Antworten

Ausgangslage: Antworten hängen vom Erfahrungswissen einzelner Mitarbeiter ab; Dokumente widersprechen sich.
Erprobung mit dem Team: Das Team grenzt eine Wissenssammlung ein und testet Antworten auf typische interne Fragen.
Prüfung und Verantwortung: Quellen müssen aktuell und zugänglich sein. Fehlt ein belastbarer Beleg, soll das System die Lücke benennen und einen Ansprechpartner nennen.
Greifbares Arbeitsergebnis: Eine gepflegte Quellenliste, Zuständigkeiten für Aktualisierungen und bewertete Testfragen als Grundlage für einen Wissensassistenten.

Produktinformationen für weitere Märkte

Ausgangslage: Produkttexte werden für jeden Zielmarkt einzeln übersetzt und zwischen Shop und Warenwirtschaft übertragen.
Erprobung mit dem Team: Vertrieb und Produktverantwortliche erarbeiten ein Glossar, Pflichtangaben und einen Ablauf für mehrsprachige Textentwürfe.
Prüfung und Verantwortung: Artikelnummern und technische Werte bleiben kontrolliert. Fachliche Aussagen und Übersetzungen werden vor Veröffentlichung geprüft.
Greifbares Arbeitsergebnis: Ein abgestimmter Freigabeprozess mit Glossar, Qualitätskriterien und Anforderungen an Shop- und ERP-Schnittstellen.

Vom Engpass zu einer Arbeitsweise, die Dein Team trägt.

Die fachliche Arbeit orientiert sich an den INQA-Phasen. Welche Tests und Werkzeuge dazugehören, wird für Dein Vorhaben vereinbart. Mitarbeiter gestalten mit und erhalten Zeit für Erprobung und Rückmeldung.

Initialphase: Ziel und Grenzen festlegen
Wir beschreiben den heutigen Ablauf, benennen Beteiligte und bestimmen den Pilot. Dazu gehören Datenquellen, Zugriffsrechte, menschliche Freigaben und ein beobachtbarer Ausgangszustand. Ergebnis ist ein gemeinsamer Arbeitsauftrag.
Innovationsphase: Varianten im Alltag testen
Das Team erprobt Lösungsansätze in überschaubaren Schritten. Wir betrachten normale Fälle ebenso wie fehlende Daten, falsche KI-Antworten und unterbrochene Übergaben. Rückmeldungen fließen in Regeln, Rollen und den nächsten Test ein.
Lernphase: Bewährtes verankern
Wir vergleichen die Erfahrungen mit dem Ausgangszustand und halten Grenzen fest. Zuständigkeiten, Nutzungsregeln und ein Plan für die weitere Arbeit werden dokumentiert. Offene technische Aufgaben kommen in einen getrennt abgestimmten Umsetzungsplan.

Fortschritt wird geprüft. Einsparungen werden nicht erfunden.

Vor der Erprobung vereinbaren wir, woran ein besserer Ablauf erkennbar ist. Ohne Ausgangsmessung wird aus einer Vermutung keine belegte Verbesserung.

Aufwand und Durchlauf

Wie viel Bearbeitungszeit und wie viele Übergaben braucht ein vergleichbarer Vorgang vorher und im Pilot?

Qualität und Ausnahmen

Welche Antworten sind fachlich richtig? Welche Fälle landen zur Prüfung beim Menschen, und funktioniert der Rückweg bei Fehlern?

Nutzbarkeit und Verantwortung

Kann das Team den Ablauf erklären, Quellen pflegen und bei Störungen weiterarbeiten? Wer gibt Änderungen frei?

Coaching, Umsetzung und Schulung sauber planen.

INQA-Coaching: Mitarbeiter entwickeln und erproben neue Arbeitsweisen. Die mögliche Förderung bezieht sich auf förderfähige Coachingkosten nach den geltenden Bedingungen.
Technische Umsetzung: Produktive Schnittstellen, Softwarelizenzen und weiterführende Entwicklung brauchen einen eigenen Leistungsumfang und eine gesonderte Kostenklärung.
KI-Schulungen: Werkzeugkenntnisse und ein gemeinsamer Umgang mit KI können gezielt aufgebaut werden. Eine allgemeine Schulung ersetzt den betrieblichen Veränderungsprozess nicht.

Förderung, Voraussetzungen und Kosten im INQA-Leitfaden KI-Schulungen und Kompetenzaufbau ansehen

Deutschlandweit. Aus Berlin.

FM24 sitzt in Berlin und begleitet Unternehmen deutschlandweit bei KI-gestützter Unternehmensautomatisierung. Auch für Betriebe in Berlin und Brandenburg ist dieser Schwerpunkt relevant: etwa wenn Wissen zwischen Standorten verteilt ist oder Verwaltung, Vertrieb und Fachbereiche besser zusammenarbeiten sollen.

Termine, Arbeitsform und mögliche Vor-Ort-Anteile stimmen wir auf Dein Team und den Coachingprozess ab. Das Programm setzt unter anderem Firmensitz und Arbeitsstätte in Deutschland voraus; die individuelle Prüfung übernimmt die regionale INQA-Beratungsstelle. Unsere Begleitung ist nicht auf Berlin oder Brandenburg beschränkt.

Konkrete Fragen zu Deinem KI-Vorhaben

Wie vermeiden wir einen zu großen ersten Pilot?

Wir begrenzen den Test auf eine Aufgabe, eine verantwortliche Gruppe und einen überschaubaren Datenbestand. Weitere Systeme werden erst einbezogen, wenn die fachliche Prüfung und die Übergaben funktionieren. So bleibt erkennbar, woran ein Ansatz scheitert oder wodurch er besser wird.

Darf ein KI-Vorschlag direkt eine verbindliche Aktion auslösen?

Das wird nicht pauschal freigegeben. Wir unterscheiden vorbereitende Vorschläge von verbindlichen Handlungen und legen Freigaben passend zu den Fehlerfolgen fest. Beispielsweise kann KI eine Antwort entwerfen, während eine berechtigte Person die Zusage prüft und versendet.

Was passiert bei Ausnahmen in einer Automatisierung?

Ein Ablauf braucht einen klaren Weg für fehlende Angaben, technische Fehler und unklare Zuordnungen. Im Pilot werden solche Fälle bewusst getestet. Eine benannte Person muss erkennen können, was offen ist und wie sie den Vorgang sicher weiterbearbeitet.

Welche Informationen braucht Ihr für das erste Gespräch?

Beschreibe eine wiederkehrende Aufgabe, die beteiligten Rollen, die heutigen Werkzeuge und das gewünschte Ergebnis. Echte Kundendaten oder vertrauliche Dokumente sind für diese erste Einordnung nicht erforderlich. Den Umgang mit benötigten Daten klären wir vor einer Erprobung.

Wie bewerten wir den Nutzen ohne pauschales ROI-Versprechen?

Wir vereinbaren passende Vergleichskriterien und betrachten ähnliche Vorgänge vor und während des Piloten. Neben Zeitaufwand zählen Fehler, Nacharbeit, Ausnahmebehandlung und Akzeptanz. Ein Nutzen ist erst belegt, wenn die erhobenen Beobachtungen ihn stützen.

Was tun wir mit widersprüchlichen Wissensquellen?

Vor einer KI-gestützten Suche klärt das Team, welche Quelle für welchen Sachverhalt maßgeblich ist und wer sie aktualisiert. Widersprüche werden sichtbar gemacht. Ein Assistent soll eine ungeklärte Regel nicht durch eine überzeugend formulierte Antwort ersetzen.

Wie arbeitet FM24 mit Teams außerhalb von Berlin?

Wir begleiten Unternehmen deutschlandweit. Gemeinsam planen wir eine Arbeitsform, in der die beteiligten Mitarbeiter tatsächlich mitgestalten und Tests im Betrieb durchführen können. Ob und wann Termine vor Ort sinnvoll sind, stimmen wir für das konkrete Vorhaben ab.

Was passiert, wenn der Pilot nicht überzeugt?

Auch ein verworfener Ansatz kann eine brauchbare Erkenntnis liefern. Wir halten fest, ob Datenqualität, Aufwand, Risiko oder fehlender Nutzen gegen den Einsatz sprechen. Daraus folgt eine Anpassung, ein anderer Lösungsweg oder die bewusste Entscheidung, diese Aufgabe vorerst nicht mit KI zu bearbeiten.

DER NÄCHSTE SCHRITT

Welcher Ablauf soll in Deinem Unternehmen besser funktionieren?

Besprich mit uns Deinen Engpass. Wir grenzen ein sinnvolles KI- oder Automatisierungsvorhaben ein und klären, ob INQA-Coaching der passende nächste Schritt sein kann.